Prestador, cliente y usuarios
Certodia Desarrollos, S.L., NIF B93846913, presta Certodian desde el domicilio que figura en el aviso legal. El servicio se dirige a empresas, profesionales y otras organizaciones para su actividad. La persona que contrata o administra una organización debe disponer de autorización para representarla.
Estos términos regulan el uso del servicio. El plan contratado en la consola, o la oferta o contrato aceptado, concreta las funciones, los límites, el precio y las condiciones comerciales. En caso de contradicción, prevalecen las condiciones particulares expresamente acordadas, sin perjuicio de la normativa imperativa.
El cliente contrata para su actividad empresarial o profesional y no como consumidor. Por eso no se aplica el derecho de desistimiento previsto para los contratos con consumidores; la prueba gratuita y la baja sin permanencia permiten dejar el servicio en las condiciones de estos términos.
Qué incluye Certodian
Certodian permite importar y custodiar certificados, asignar permisos a personas o grupos, autorizar operaciones con un PIN personal y consultar registros de actividad. Según el plan y las funciones habilitadas, permite además firmar PDF desde la web, organizar flujos de firma, utilizar certificados mediante el agente de Windows en aplicaciones compatibles, limitar el uso de cada certificado por horario, red y programa, repartir el trabajo en carteras por persona y vigilar notificaciones electrónicas.
La disponibilidad de funciones depende de la contratación y de la compatibilidad técnica. Las integraciones con terceros y administraciones dependen también de sus requisitos y disponibilidad. Una función de notificaciones no garantiza la consulta de todos los organismos ni sustituye la responsabilidad de la organización de atender sus plazos.
Las limitaciones por horario y red se comprueban con la hora del servidor y con la dirección IP desde la que llega cada petición, que puede ser la de un proxy o la de una red compartida; la organización debe configurarlas teniendo en cuenta su red. La limitación por programa se basa en el nombre del programa que declara el equipo en el que se usa el certificado: encauza el uso normal y deja constancia, pero no impide que alguien con conocimientos técnicos y control de ese equipo la eluda. La cartera por persona decide qué ve cada persona dentro de la organización; no es una separación de seguridad entre los clientes que la organización gestiona.
El vigilante de notificaciones, cuando la organización lo activa, usa el certificado elegido de forma automática y sin PIN para identificarse ante la AEAT, DEHú o la Seguridad Social y consultar el buzón, de forma periódica (actualmente, cada 12 horas) y cuando una persona lo solicita. Cada uso queda registrado. Comparecer o descargar una notificación sigue requiriendo el PIN de una persona.
Antes de activar el vigilante con un certificado, la organización debe contar con la autorización expresa y acreditable de su titular y, en su caso, de la persona o entidad cuyo buzón se consulta, para la consulta periódica automática y, por separado, para comparecer en su nombre. El administrador que lo activa declara que dispone de esa autorización y de que el certificado puede emplearse para ello, y Certodia puede pedir que se acredite.
Si el titular del buzón no tiene el alta de DEHú para grandes destinatarios, Certodian puede consultar el listado de envíos en el portal web de DEHú con el certificado de ese mismo titular, como mucho dos veces al día y sin abrir, aceptar ni rechazar ningún envío; para comparecer hay que entrar en DEHú. La Administración puede limitar o bloquear ese acceso; si lo hace, Certodian deja de consultar por esa vía y avisa a la organización.
Prueba, contratación y pagos
Pedir una demo o consultar un plan no crea una suscripción ni autoriza cargos. Antes de contratar, el cliente debe recibir las condiciones aplicables y poder revisarlas y conservarlas.
Una organización nueva puede empezar con una prueba gratuita, de 14 días salvo que se acuerde otro plazo, sin tarjeta. Certodian avisa a los administradores antes de que termine. Terminar la prueba sin contratar no genera ningún cargo.
Los precios del catálogo se expresan sin IVA, que se añade según el domicilio fiscal de la organización. Antes de pagar, la consola muestra el plan, los extras, el importe de cada cobro con IVA y lo que se paga ese día.
Si la organización contrata desde la consola, el pago se gestiona a través de Mollie con la tarjeta que registra, que queda autorizada para los cobros siguientes. Si contrata durante la prueba, ese día no se cobra nada y el primer cobro llega al terminar la prueba. La suscripción se renueva automáticamente al final de cada periodo, mensual o anual, hasta que la organización la dé de baja. El pago anual equivale a diez mensualidades. Certodia emite la factura de cada cobro.
Un cambio de plan o de extras dentro de un periodo mensual aplica los límites nuevos al momento y el importe nuevo desde el siguiente cobro. Dentro de un año pagado, una subida se cobra al momento en proporción al tiempo que queda y se aplica cuando se confirma el pago; una bajada, igual que un cambio entre pago mensual y anual, empieza con la renovación, y la parte del año ya pagada no se devuelve.
Si un cobro falla, Certodian avisa a los administradores para que actualicen el medio de pago. El proveedor de pagos puede reintentarlo durante unos días y, si no lo consigue, cancelar la suscripción.
Sin pago en línea, o con condiciones particulares (precio o límites propios), la contratación, la facturación y el pago se rigen por lo que se acuerde por escrito. No hay cuota de alta ni permanencia más allá del periodo ya pagado. La denominación de un plan o un precio mostrado en la web no determina por sí solo las condiciones de una organización concreta.
Cuentas, permisos y PIN
Cada persona utiliza su propia cuenta y custodia sus credenciales, su PIN y, si lo tiene, su segundo factor de autenticación. Las cuentas con permisos de administración deben usarlo. La organización asigna los permisos, revisa su vigencia y retira el acceso cuando una persona deja de necesitarlo. No deben compartirse cuentas ni utilizarse credenciales de otra persona.
El cliente debe comprobar que puede autorizar el uso de cada certificado, atendiendo a su titularidad, a los poderes de representación y a las condiciones del emisor. Un permiso técnico en Certodian no concede por sí solo facultades legales para actuar en nombre de otra persona u organización.
Importación y custodia de claves
Al importar un certificado, la clave privada se cifra en el navegador antes de enviarla para su custodia. Una vez importada, la clave queda configurada como no exportable desde Certodian. El acceso de un usuario permite solicitar operaciones autorizadas, no descargar una copia de esa clave.
El cliente debe conservar, si sus obligaciones y la política del emisor lo permiten, el archivo original o un medio alternativo adecuado antes de importarlo. Certodian no es una copia desde la que se pueda recuperar la clave privada. La importación tampoco elimina las copias que existan en ordenadores, correos u otros sistemas.
El cliente debe comunicar cualquier sospecha de compromiso y solicitar la revocación al emisor cuando corresponda. Retirar permisos o desactivar un certificado en Certodian no equivale a revocarlo ante la autoridad que lo emitió.
Alcance de las firmas
El usuario debe revisar el documento y comprobar que cuenta con autorización antes de aprobar la firma. La identificación del titular o representante en el certificado puede diferir de la persona a la que Certodian registra como autorizante de la operación.
La eficacia y el nivel de una firma dependen del certificado, del procedimiento, de los requisitos aplicables al documento y de los medios empleados. La firma web genera firmas PAdES de nivel básico (B-B) y, si la organización tiene activado el sellado de tiempo, de nivel B-T; no añade la información de validación para la conservación a largo plazo (niveles B-LT y B-LTA). El uso de Certodian no convierte por sí solo una firma en cualificada. Estos términos no atribuyen a Certodia la condición de prestador cualificado de servicios de confianza.
Corresponde al cliente comprobar que la firma, el formato y las facultades de representación cumplen los requisitos del destinatario o del trámite.
Uso permitido y obligaciones
El cliente y sus usuarios deben utilizar certificados y documentos que puedan tratar lícitamente. Deben informar a las personas afectadas cuando corresponda y evitar incorporar datos ajenos a la finalidad del servicio.
- No suplantar personas, firmar sin autorización ni utilizar certificados obtenidos de forma ilícita.
- No intentar extraer claves custodiadas, eludir permisos, acceder a otras organizaciones o comprometer la seguridad de la plataforma.
- No introducir archivos maliciosos ni automatizar un uso que interfiera en el servicio o exceda las condiciones contratadas.
- No vigilar buzones ni utilizar certificados en el vigilante de notificaciones sin la autorización de su titular.
- Comunicar a soporte los incidentes, mantener actualizados los equipos desde los que se utiliza Certodian y no impedir las actualizaciones automáticas del agente.
Documentos, descarga y conservación
El cliente conserva la titularidad y responsabilidad sobre sus documentos. Autoriza a Certodia a procesarlos en la medida necesaria para prestar las funciones solicitadas. No concede una autorización para reutilizarlos con fines publicitarios.
Los archivos de firma web tienen programada una conservación de 7 días; los de flujos, hasta 30 días después de su estado final, y los documentos y justificantes de notificaciones descargados, un año desde que se guardan. Los registros de actividad siguen reglas distintas, descritas en privacidad. Certodian no debe utilizarse como único archivo documental del cliente.
Antes de finalizar el servicio, el cliente debe descargar los documentos disponibles que necesite conservar y coordinar con soporte las instrucciones de devolución o supresión. La devolución no incluye exportar claves privadas custodiadas.
Confidencialidad y protección de datos
Cada parte debe proteger la información confidencial a la que acceda en la relación de servicio y limitar su uso a la finalidad acordada. Esta obligación continúa tras la terminación mientras la información conserve ese carácter.
Cuando Certodia trate datos por cuenta del cliente, la relación se formaliza en un acuerdo de encargo conforme al artículo 28 del RGPD, que las partes firman aparte. Ese acuerdo concreta las instrucciones, la seguridad, los subencargados, la asistencia, las incidencias y la devolución o supresión. La política de privacidad informa sobre los tratamientos propios de Certodia y los canales para ejercer derechos.
El registro de actividad que la organización consulta lo trata también Certodia por su cuenta, para la seguridad del servicio y la defensa de reclamaciones, y lo conserva tras la baja durante el plazo indicado en la política de privacidad.
Disponibilidad, soporte y suspensión
Certodia debe prestar el servicio con la diligencia exigible y atender las incidencias que se comuniquen a support@certodian.com. Estos términos no establecen un porcentaje de disponibilidad, un horario de soporte ni un tiempo de resolución garantizado; cualquier compromiso específico debe constar en la contratación.
Puede haber interrupciones por mantenimiento, incidencias de red, servicios de terceros o causas de fuerza mayor. Certodia comunicará los trabajos previstos y las incidencias relevantes por los canales de servicio cuando resulte posible.
Certodia puede limitar o suspender el acceso para contener un riesgo de seguridad, atender un requerimiento legal o responder a un incumplimiento grave. La medida debe ser proporcionada. Cuando las circunstancias lo permitan, se informará de su causa y de las acciones necesarias para recuperar el acceso.
Baja y finalización
La baja del plan se pide en Ajustes o a soporte. Detiene los cobros futuros y el plan sigue activo hasta el final del periodo pagado; con pago anual, hasta el final del año, sin devolución de la parte que queda. La retirada de un usuario no cancela por sí sola el contrato de la organización.
Terminado el periodo pagado de un plan dado de baja, o una prueba sin contratar, Certodia avisará a los administradores antes de limitar el acceso o de dar de baja la organización. La baja de la organización también puede pedirse a soporte e impide el uso ordinario del servicio.
La eliminación de las claves y cuentas de la organización está prevista un año después de su baja, con aviso previo, según lo descrito en privacidad. Esa ventana no garantiza acceso, conservación de documentos temporales ni recuperación de claves. Las solicitudes de derechos se valoran por separado.
La auditoría sujeta a la política de conservación puede sobrevivir a la baja. No se promete la eliminación inmediata de toda la información ni de las copias de recuperación.
Responsabilidad
Cada parte responde de sus obligaciones y de los daños que le sean imputables conforme a la ley y al contrato. El cliente responde de la autorización de sus usuarios, del contenido de sus documentos y del uso de los certificados dentro de sus facultades. Certodia responde de la prestación del servicio en los términos acordados.
Ninguna cláusula excluye responsabilidades que no puedan limitarse legalmente, ni exime a Certodia de sus propias obligaciones de seguridad, confidencialidad o protección de datos. Estos términos no fijan un límite económico general de responsabilidad.
Cambios, ley aplicable y reclamaciones
Certodia comunicará los cambios sustanciales de estas condiciones, y cualquier cambio del precio de una suscripción, antes de aplicarlos a una relación vigente y con antelación suficiente para que el cliente pueda darse de baja antes de que surtan efecto. La modificación de precios, duración u otras condiciones particulares debe seguir el procedimiento previsto en el contrato y en la normativa aplicable.
Rige la legislación española y serán competentes los órganos que correspondan conforme a las reglas legales. Si resultan aplicables normas imperativas de consumo, estas prevalecen. Para una consulta o reclamación, escribe a support@certodian.com, indicando la organización y el motivo.