Prestador, cliente y usuarios
Certodia Desarrollos, S.L., NIF B93846913, presta Certodian desde el domicilio que figura en el aviso legal. El servicio se dirige a empresas, profesionales y otras organizaciones para su actividad. La persona que contrata o administra una organización debe disponer de autorización para representarla.
Estos términos regulan el uso del servicio. La oferta o contrato aceptado concreta las funciones, los límites, el precio y las condiciones comerciales. En caso de contradicción, prevalecen las condiciones particulares expresamente acordadas, sin perjuicio de la normativa imperativa.
Qué incluye Certodian
Certodian permite importar y custodiar certificados, asignar permisos a personas o grupos, autorizar operaciones con un PIN personal y consultar registros de actividad. Según las funciones habilitadas, permite firmar PDF desde la web, organizar flujos de firma y utilizar certificados mediante el agente de Windows en aplicaciones compatibles.
La disponibilidad de funciones depende de la contratación y de la compatibilidad técnica. Las integraciones con terceros y administraciones dependen también de sus requisitos y disponibilidad. Una función de notificaciones no garantiza la consulta de todos los organismos ni sustituye la responsabilidad de la organización de atender sus plazos.
El vigilante de notificaciones, cuando la organización lo activa, usa el certificado elegido de forma automática y sin PIN para autenticarse ante la administración y consultar el buzón, de forma periódica (actualmente, cada 12 horas) y cuando una persona lo solicita. Cada uso queda registrado. Comparecer o descargar una notificación sigue requiriendo el PIN de una persona. El administrador que activa el vigilante autoriza ese uso en nombre de la organización y debe comprobar que el certificado puede emplearse para ello.
Demos, contratación y pagos
Pedir una demo o consultar un plan no crea una suscripción ni autoriza cargos. Antes de contratar, el cliente debe recibir las condiciones aplicables y poder revisarlas y conservarlas.
La propuesta o el proceso de contratación que se habilite debe especificar precio total e impuestos, periodicidad, forma de pago, duración, límites, renovación, cancelación y condiciones de cualquier prueba. No se presume una renovación automática ni un compromiso de permanencia que no se haya comunicado y aceptado.
La denominación de un plan o un precio mostrado en la web no determina por sí solo esas condiciones. Una pasarela de pago solo interviene cuando se habilita y se informa de ella en el proceso correspondiente.
Cuentas, permisos y PIN
Cada persona utiliza su propia cuenta y custodia sus credenciales y PIN. La organización asigna los permisos, revisa su vigencia y retira el acceso cuando una persona deja de necesitarlo. No deben compartirse cuentas ni utilizarse credenciales de otra persona.
El cliente debe comprobar que puede autorizar el uso de cada certificado, atendiendo a su titularidad, a los poderes de representación y a las condiciones del emisor. Un permiso técnico en Certodian no concede por sí solo facultades legales para actuar en nombre de otra persona u organización.
Importación y custodia de claves
Al importar un certificado, la clave privada se cifra en el navegador antes de enviarla para su custodia. Una vez importada, la clave queda configurada como no exportable desde Certodian. El acceso de un usuario permite solicitar operaciones autorizadas, no descargar una copia de esa clave.
El cliente debe conservar, si sus obligaciones y la política del emisor lo permiten, el archivo original o un medio alternativo adecuado antes de importarlo. Certodian no es una copia desde la que se pueda recuperar la clave privada. La importación tampoco elimina las copias que existan en ordenadores, correos u otros sistemas.
El cliente debe comunicar cualquier sospecha de compromiso y solicitar la revocación al emisor cuando corresponda. Retirar permisos o desactivar un certificado en Certodian no equivale a revocarlo ante la autoridad que lo emitió.
Alcance de las firmas
El usuario debe revisar el documento y comprobar que cuenta con autorización antes de aprobar la firma. La identificación del titular o representante en el certificado puede diferir de la persona a la que Certodian registra como autorizante de la operación.
La eficacia y el nivel de una firma dependen del certificado, del procedimiento, de los requisitos aplicables al documento y de los medios empleados. El uso de Certodian no convierte por sí solo una firma en cualificada. Estos términos no atribuyen a Certodia la condición de prestador cualificado de servicios de confianza.
Corresponde al cliente comprobar que la firma, el formato y las facultades de representación cumplen los requisitos del destinatario o del trámite.
Uso permitido y obligaciones
El cliente y sus usuarios deben utilizar certificados y documentos que puedan tratar lícitamente. Deben informar a las personas afectadas cuando corresponda y evitar incorporar datos ajenos a la finalidad del servicio.
- No suplantar personas, firmar sin autorización ni utilizar certificados obtenidos de forma ilícita.
- No intentar extraer claves custodiadas, eludir permisos, acceder a otras organizaciones o comprometer la seguridad de la plataforma.
- No introducir archivos maliciosos ni automatizar un uso que interfiera en el servicio o exceda las condiciones contratadas.
- Comunicar a soporte los incidentes y mantener actualizados el agente y los equipos desde los que se utiliza Certodian.
Documentos, descarga y conservación
El cliente conserva la titularidad y responsabilidad sobre sus documentos. Autoriza a Certodia a procesarlos en la medida necesaria para prestar las funciones solicitadas. No concede una autorización para reutilizarlos con fines publicitarios.
Los archivos de firma web tienen programada una conservación de 7 días; los de flujos, hasta 30 días después de su estado final. Los registros de actividad y los justificantes de notificaciones siguen reglas distintas, descritas en privacidad. Certodian no debe utilizarse como único archivo documental del cliente.
Antes de finalizar el servicio, el cliente debe descargar los documentos disponibles que necesite conservar y coordinar con soporte las instrucciones de devolución o supresión. La devolución no incluye exportar claves privadas custodiadas.
Confidencialidad y protección de datos
Cada parte debe proteger la información confidencial a la que acceda en la relación de servicio y limitar su uso a la finalidad acordada. Esta obligación continúa tras la terminación mientras la información conserve ese carácter.
Cuando Certodia trate datos por cuenta del cliente, la relación debe formalizarse mediante un acuerdo de encargo conforme al artículo 28 del RGPD. Dicho acuerdo debe concretar instrucciones, seguridad, subencargados, asistencia, incidencias y devolución o supresión. La política de privacidad informa sobre los tratamientos propios de Certodia y los canales para ejercer derechos.
Disponibilidad, soporte y suspensión
Certodia debe prestar el servicio con la diligencia exigible y atender las incidencias que se comuniquen a support@certodian.com. Estos términos no establecen un porcentaje de disponibilidad, un horario de soporte ni un tiempo de resolución garantizado; cualquier compromiso específico debe constar en la contratación.
Puede haber interrupciones por mantenimiento, incidencias de red, servicios de terceros o causas de fuerza mayor. Certodia comunicará los trabajos previstos y las incidencias relevantes por los canales de servicio cuando resulte posible.
Certodia puede limitar o suspender el acceso para contener un riesgo de seguridad, atender un requerimiento legal o responder a un incumplimiento grave. La medida debe ser proporcionada. Cuando las circunstancias lo permitan, se informará de su causa y de las acciones necesarias para recuperar el acceso.
Baja y finalización
La duración, renovación y cancelación económica se rigen por las condiciones aceptadas. El cliente puede dirigirse a soporte para tramitar la baja o aclarar sus efectos. La retirada de un usuario no cancela por sí sola el contrato de la organización.
La baja de la organización impide el uso ordinario del servicio. La eliminación de sus claves y cuentas está prevista un año después de la baja, con aviso previo, según lo descrito en privacidad. Esa ventana no garantiza acceso, conservación de documentos temporales ni recuperación de claves. Las solicitudes de derechos se valoran por separado.
La auditoría sujeta a la política de conservación puede sobrevivir a la baja. No se promete la eliminación inmediata de toda la información ni de las copias de recuperación.
Responsabilidad
Cada parte responde de sus obligaciones y de los daños que le sean imputables conforme a la ley y al contrato. El cliente responde de la autorización de sus usuarios, del contenido de sus documentos y del uso de los certificados dentro de sus facultades. Certodia responde de la prestación del servicio en los términos acordados.
Ninguna cláusula excluye responsabilidades que no puedan limitarse legalmente, ni exime a Certodia de sus propias obligaciones de seguridad, confidencialidad o protección de datos. Estos términos no fijan un límite económico general de responsabilidad.
Cambios, ley aplicable y reclamaciones
Certodia comunicará los cambios sustanciales de estas condiciones antes de aplicarlos a una relación vigente. La modificación de precios, duración u otras condiciones particulares debe seguir el procedimiento previsto en el contrato y en la normativa aplicable.
Rige la legislación española y serán competentes los órganos que correspondan conforme a las reglas legales. Si resultan aplicables normas imperativas de consumo, estas prevalecen. Para una consulta o reclamación, escribe a support@certodian.com, indicando la organización y el motivo.